Вы здесь:

Утилизация документов, денег

Документы - это одна из основ любой организации, бухгалтерская отчётность, кадровые бумаги, приказы, инструкции, проекты. Со временем, неизбежно, приходит момент, когда их становится слишком много и от них надо избавиться, утилизировать. Просто выкинуть на мусорку их нельзя, так как бумаги, пусть и устаревшие, но могут содержать персональные данные, за разглашение которых предусмотрено наказание (Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных» ст. 24), да и другие сведения, носителем которых является бумага, лучше, чтобы в третьи руки не попадали.

Средства для уничтожения документов

Собранные бумаги, документы, уничтожить можно самостоятельно. В этой процедуре может помочь огонь, но его применение связано с риском возникновения пожара. На работе, в помещении офиса чаще всего для утилизации документов принято использовать шредер (машина, с помощью которой бумаги разрезаются на кусочки и перемешиваются). Свои изъяны есть у каждого из этих средств.

Кроме непосредственно самого средства, необходимо факт уничтожения документов компании отразить в бумаге – акте, который подписывает директор и хранится для отчётности, если вдруг нагрянет проверка.

Услуги по утилизации документов

Документы можно уничтожить не только самостоятельно, услугу по их утилизации осуществляют пункты приема макулатуры, организации - переработчики вторсырья. За свою работу они выплачивают деньги, так как для них документы - это прежде всего сырьё, макулатура. Бумаги на утилизацию им лучше передавать по приемо-сдаточной накладной для собственной отчётности.

Данная услуга актуальна для средних и крупных предприятий, которым требуется утилизировать большое количество документов. Так достигается и экономия на покупке дорогостоящих шредеров, расходов по их работе и оплате труда персонала и получается дополнительный доход от сдачи макулатуры.

Хранение документов

Документы должны правильно храниться, с целью удобства как работы с ними, поиска нужной информации, так и их сохранности, до момента как наступит время их списания и утилизации. Правила хранения регламентируются Федеральным законом №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Решение о том, как должно быть организовано хранение документов законодательством возложено на руководителя предприятия, он может делегировать эту обязанность подчинённым. В хранении должны выполняться два основных условия:

Наличие защиты от случайной утраты
Недопущение внесения исправлений в документах третьей стороной, без ведома руководства компании

В случае, если требования о хранении нарушены, но документы будут запрошены проверяющим органом, налоговой инспекцией, и срок их хранения законодательно не истёк, организации и лицу ответственному за хранение грозят штрафы.

Сроки

Срок хранения документа, для расчёта его списания и утилизации, исчисляется с 1 января нового года, идущего после того, как заполнение документа было закончено. Сроки очень сильно могут варьироваться, так договора хранятся пять лет, а проектная документация по капитальному строительству двадцать лет.

Практически все бухгалтерские документы хранятся в организации до их утилизации минимум пять лет, документы по налогу (для исчисления и их уплаты) минимум четыре года.

Договора	5 лет
Счета-фактуры	5 лет
Книги покупок и продаж	5 лет
Банковские выписки	5 лет
Кассовые документы	5 лет
Накладные	5 лет
Акты выполненных работ	5 лет
Таможенные декларации	4 года

На протяжении всего срока хранения необходимо проводить ревизию документов.

После того, как срок хранения истёк и есть уверенность в том, что в работе, отстаивании своих прав, данные бумаги не потребуются, их необходимо утилизировать, уничтожить.

Порядок списания и утилизации документов в организации

Первым этапом в утилизации документов является издание приказа директором организации о создании комиссии для отбора бумаг. Для составления комиссии достаточно трёх человек, которые и определят документы, которые пригодны к утилизации в силу истечения срока их хранения и ненужности.

Вторым этапом является подготовка акта о выделении к уничтожению документов. Именно за его подготовку и сбора подлежащих утилизации бумаг отвечает комиссия. В нём указываются наименования документов, сроки завершения работы с ними, количество.

Третий этап, заключительный, после того как отобраны подлежащие утилизации документы и, если их количество составляет не один десяток килограмм, осуществляется поиск компании способной их уничтожить, чаще всего в её роли выступают пункты приема макулатуры. С ним заключается договор. Подтверждающим фактом утилизации документов, является «акт утилизации» выданный пунктом приема вторсырья.

Утилизация денег в России

Особого внимания заслуживают не только документы, но и деньги, требующие особой утилизации. Деньги в отличие от документов, уничтожают не из-за срока их хранения и недостатка свободного места, а в виду их выхода из обращения в результате износа и порчи (рвутся, пачкаются).

Со временем бумажные купюры изнашиваются, какие-то быстрее (мелкого номинала), какие-то позже. В среднем бумажная купюра (валюта рубль) в обращении выдерживает 2,5 года. Из обращения деньги изымает Центральный Банк, на который возложена обязанность и по их утилизации.

Утилизация денег в России происходит путём их измельчения, нарезка на очень мелкие частицы. Отбор денег, как и их измельчение осуществляется машиной, в виду большого количества испорченных купюр. Работы по отбору и утилизации ведутся в региональных расчётно-кассовых центрах Центрального Банка РФ. В результате такой утилизации получаются небольшие цилиндры прессованной бумаги, в диаметре цилиндр всего 7 см. Эти отходы никак не используются, а отправляются на захоронение на полигоны ТКО.

В СССР старые деньги, вышедшие из обращения, возвращали в производство, перерабатывали паром. В США небольшой процент старых долларов, изымаемый из обращения финансовыми организациями, используют как макулатуру в производстве писчей бумаги (данные Бюро гравирования и печати Казначейства США).

Бумажные деньги являются одними из самых загрязнённых, антисанитарных предметов, это рассадник всевозможных вирусов, и этим тоже объясняется отсутствие интереса к ним как к сырью, как к макулатуре, в отличие от документов, спрос на которые со стороны пунктов приема вторсырья всегда высок.