Вы здесь: Статьи

Утилизация документов, денег

Документы - это одна из основ любой организации, бухгалтерская отчётность, кадровые бумаги, приказы, инструкции, проекты. Со временем, неизбежно, приходит момент, когда их становится слишком много и от них надо избавиться, утилизировать. Просто выкинуть на мусорку их нельзя, так как бумаги, пусть и устаревшие, но могут содержать персональные данные, за разглашение которых предусмотрено наказание (Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных» ст. 24), да и другие сведения, носителем которых является бумага, лучше, чтобы в третьи руки не попадали.

Средства для уничтожения документов

Собранные бумаги, документы, уничтожить можно самостоятельно. В этой процедуре может помочь огонь, но его применение связано с риском возникновения пожара. На работе, в помещении офиса чаще всего для утилизации документов принято использовать шредер (машина, с помощью которой бумаги разрезаются на кусочки и перемешиваются). Свои изъяны есть у каждого из этих средств.

 

Кроме непосредственно самого средства, необходимо факт уничтожения документов компании отразить в бумаге – акте, который подписывает директор и хранится для отчётности, если вдруг нагрянет проверка.

Услуги по утилизации документов

Документы можно уничтожить не только самостоятельно, услугу по их утилизации осуществляют пункты приема макулатуры, организации - переработчики вторсырья. За свою работу они выплачивают деньги, так как для них документы - это прежде всего сырьё, макулатура. Бумаги на утилизацию им лучше передавать по приемо-сдаточной накладной для собственной отчётности.

 

Данная услуга актуальна для средних и крупных предприятий, которым требуется утилизировать большое количество документов. Так достигается и экономия на покупке дорогостоящих шредеров, расходов по их работе и оплате труда персонала и получается дополнительный доход от сдачи макулатуры.

Хранение документов

Документы должны правильно храниться, с целью удобства как работы с ними, поиска нужной информации, так и их сохранности, до момента как наступит время их списания и утилизации. Правила хранения регламентируются Федеральным законом №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

 

Решение о том, как должно быть организовано хранение документов законодательством возложено на руководителя предприятия, он может делегировать эту обязанность подчинённым. В хранении должны выполняться два основных условия:

 

  • Наличие защиты от случайной утраты
  • Недопущение внесения исправлений в документах третьей стороной, без ведома руководства компании

В случае, если требования о хранении нарушены, но документы будут запрошены проверяющим органом, налоговой инспекцией, и срок их хранения законодательно не истёк, организации и лицу ответственному за хранение грозят штрафы.

Сроки

Срок хранения документа, для расчёта его списания и утилизации, исчисляется с 1 января нового года, идущего после того, как заполнение документа было закончено. Сроки очень сильно могут варьироваться, так договора хранятся пять лет, а проектная документация по капитальному строительству двадцать лет.

 

Практически все бухгалтерские документы хранятся в организации до их утилизации минимум пять лет, документы по налогу (для исчисления и их уплаты) минимум четыре года.

Договора

5 лет

Счета-фактуры

5 лет

Книги покупок и продаж

5 лет

Банковские выписки

5 лет

Кассовые документы

5 лет

Накладные

5 лет

Акты выполненных работ

5 лет

Таможенные декларации

4 года

 

На протяжении всего срока хранения необходимо проводить ревизию документов.

 

После того, как срок хранения истёк и есть уверенность в том, что в работе, отстаивании своих прав, данные бумаги не потребуются, их необходимо утилизировать, уничтожить.

Порядок списания и утилизации документов в организации

Первым этапом в утилизации документов является издание приказа директором организации о создании комиссии для отбора бумаг. Для составления комиссии достаточно трёх человек, которые и определят документы, которые пригодны к утилизации в силу истечения срока их хранения и ненужности.

 

Вторым этапом является подготовка акта о выделении к уничтожению документов. Именно за его подготовку и сбора подлежащих утилизации бумаг отвечает комиссия. В нём указываются наименования документов, сроки завершения работы с ними, количество.

 

Третий этап, заключительный, после того как отобраны подлежащие утилизации документы и, если их количество составляет не один десяток килограмм, осуществляется поиск компании способной их уничтожить, чаще всего в её роли выступают пункты приема макулатуры. С ним заключается договор. Подтверждающим фактом утилизации документов, является «акт утилизации» выданный пунктом приема вторсырья.

Утилизация денег в России

Особого внимания заслуживают не только документы, но и деньги, требующие особой утилизации. Деньги в отличие от документов, уничтожают не из-за срока их хранения и недостатка свободного места, а в виду их выхода из обращения в результате износа и порчи (рвутся, пачкаются).

 

Со временем бумажные купюры изнашиваются, какие-то быстрее (мелкого номинала), какие-то позже. В среднем бумажная купюра (валюта рубль) в обращении выдерживает 2,5 года. Из обращения деньги изымает Центральный Банк, на который возложена обязанность и по их утилизации.

 

Утилизация денег в России происходит путём их измельчения, нарезка на очень мелкие частицы. Отбор денег, как и их измельчение осуществляется машиной, в виду большого количества испорченных купюр. Работы по отбору и утилизации ведутся в региональных расчётно-кассовых центрах Центрального Банка РФ. В результате такой утилизации получаются небольшие цилиндры прессованной бумаги, в диаметре цилиндр всего 7 см. Эти отходы никак не используются, а отправляются на захоронение на полигоны ТКО.

 

В СССР старые деньги, вышедшие из обращения, возвращали в производство, перерабатывали паром. В США небольшой процент старых долларов, изымаемый из обращения финансовыми организациями, используют как макулатуру в производстве писчей бумаги (данные Бюро гравирования и печати Казначейства США).

 

Бумажные деньги являются одними из самых загрязнённых, антисанитарных предметов, это рассадник всевозможных вирусов, и этим тоже объясняется отсутствие интереса к ним как к сырью, как к макулатуре, в отличие от документов, спрос на которые со стороны пунктов приема вторсырья всегда высок.

Акт утилизации документов

Акт утилизации документов

 
Голосование:
25%
1
3
354
15 января 2022

Наши преимущества

Cамый большой список пунктов по городам

Бесплатное размещение пунктов приема

Постоянное обновление точек приема

Актуальные данные по всем городам

Часто задаваемые вопросы

Сколько платят за макулатуру и пластик, какая конечная цена?

 


 

Цена зависит от множества факторов. Объем, вес, качество, сорт, состав, состояние сортированности и загрязненности, расстояние перевозки, взвешивание, грузчики и т.д. Каждый случай покупки и вывоза макулатуры индивидуален. Поэтому все решается в переговорах.

Нужно ли дополнительно платить за транспорт?

 


 

Как правило, при крупных партиях, затраты на транспорт компании берут на себя. У которых имеется свой автопарк. Но, разумеется у каждого пункта приема макулатуры есть предел затрат на транспорт, выше которого, деятельность становиться экономически нецелесообразной. Звоните, уточняйте, обсуждайте.

Сколько стоит вывоз и уничтожение архива, есть ли грузчики?

 


 

Каждый архив по сорту и состоянию бумаг из которых он состоит - уникален. Офисные документы, газеты, книги, журналы, ватман, обложки. Объем, вес, расстояние. Много факторов, которые неоходимо учесть для определения цены. Грузчики есть практически в каждой компании. Звоните, уточняйте.

Сотрудничают ли компании с ИП и самозанятыми предпринимателями?

 


 

Пункты приема не просто сотрудничают с ИП, а помогают в бизнесе. Берут в аренду или на выкуп контейнеры для сбора макулатуры или пластика, пресс для отходов, автомобили. Объясняют как работать, что бы заработать. Дают общую интернет рекламу. Обращайтесь!

Как работают пункты приема макулатуры

Как работают пункты приема макулатуры - Звоните

 

Звоните по номеру удобного вам местоположения

Как работают пункты приема макулатуры - Договариваетесь

 

Договариваетесь по наиболее удобной форме сотрудничества

Как работают пункты приема макулатуры - Получение

 

Вы привозите или сотрудники пунктов сами вывозят вашу макулатуру

Как работают пункты приема макулатуры - Оплата

 

Оплачивают макулатуру удобными для вас способом